KI EMail Automatisierung mit ChatGPT

KI Email Automatisierung

E-Mails effizient automatisieren: Ein vollständiger Guide

Jeder, der täglich mit zahlreichen E-Mails konfrontiert ist, kennt das Problem: Man will nur schnell ein paar Nachrichten beantworten und findet im Postfach Dutzende ungelesener E-Mails. Viele davon sind Standardanfragen, die schon längst per KI Email Automatisierung hätten beantwortet werden könnten. In diesem Blogbeitrag zeige ich dir, wie du mit Make.com und ChatGPT dein E-Mail-Postfach organisierst, E-Mails automatisiert beantwortest und damit massiv Zeit sparst.

Anleitung zur KI EMail Automatisierung – Schritt für Schritt erklärt

Schritt 1: Das richtige Template auf Make.com auswählen

Make.com bietet eine Vielzahl unterschiedlicher Templates an, die für verschiedene Szenarien entwickelt wurden. Du kannst dir lebenswichtige Zeit sparen, indem du ein Template für die automatische E-Mail-Verwaltung und das Beantworten mit Hilfe einer KI auswählst.

Templates für unterschiedliche Einsatzbereiche

Ein Template ist ein vorgefertigtes Szenario, das in Make.com für den spezifischen Einsatzbereich entwickelt wurde – in unserem Fall für die automatische E-Mail-Verwaltung. Viele glauben, diese vorgefertigten Szenarien seien einfach zu verwenden, doch das stimmt nur bedingt. Wir müssen einiges einstellen, damit alles reibungslos abläuft.

Beispiel-Template: Automatische Antwort auf Geschäftse-Mails

Für unser Beispiel wählen wir das Template „Automate response to business Emails – Chat GPT and Google Sheets“ aus. Dieses Szenario funktioniert wie folgt:

  1. Du erhältst eine E-Mail in deinem Gmail-Postfach.
  2. Diese E-Mail wird mit ChatGPT analysiert.
  3. Die Verarbeitung erfolgt in Google Sheets.
  4. Eine neue E-Mail wird formuliert und an den Absender zurückgeschickt.

Schritt 2: Dein Make.com Account einrichten

Um das Template zu nutzen, musst du dich bei Make.com einloggen oder verifizieren. Gehe dann zu „Create new scenario from Template“. An dieser Stelle hast du die Möglichkeit, das Template sofort zu verwenden oder individuell anzupassen.

Selbst programmieren oder Experten anfragen

Falls du nicht auf vorgefertigte Templates zurückgreifen möchtest, kannst du jedes Szenario auch selbst programmieren oder die Hilfe eines Experten in Anspruch nehmen. Kontaktdaten findest du unter diesem Video.

Schritt 3: Szenario konfigurieren

Der erste Schritt: Watch Emails. Wir prüfen in regelmäßigen Abständen, ob neue E-Mails in unserem Postfach eingegangen sind.

  1. Account auswählen: Wähle den Account aus, den du überwachen möchtest.
  2. Kriterien definieren: Wir überprüfen nur ungelesene E-Mails, können aber für Tests alle E-Mails einbeziehen.
  3. Workflow: Lege fest, wie viele E-Mails pro Durchlauf geprüft werden sollen.
  4. Startzeitpunkt: Stelle sicher, dass die E-Mails ab sofort geprüft werden.

Schritt 4: ChatGPT verknüpfen

Nun müssen wir ChatGPT verbinden.

  1. Account verknüpfen: Melde dich bei deinem ChatGPT-Account an und verbinde ihn mit Make.com.
  2. Modell auswählen: Wähle Chat GPT 3.5, da es das günstigste Modell über die API ist und für unsere Bedürfnisse ausreicht.
  3. Prompt vorbereiten: Kopiere den Prompt categorize the following Email und füge den Text in das entsprechende Feld ein.
  4. Kategorisierung: Die E-Mail wird klassifiziert als Beschwerden, Bewerbung oder privat. Ziel ist es, den Kategorienamen als Output zu erhalten.

Schritt 5: Google Sheets anbinden

In der Google Tabelle müssen unsere Prompts nach Kategorie vorliegen.

  1. Tabelle erstellen: Die erste Zeile enthält die Spaltenüberschriften category und prompt.
  2. Prompts definieren: Erstelle verschiedene Prompts für jede Kategorie. Diese Prompts sind notwendig, um eine effiziente Antwort durch die KI zu generieren.

Schritt 6: Antwort formulieren mit ChatGPT

Nun wird die Antwort auf die E-Mail formuliert:

  1. Modell auswählen: Wir empfehlen Chat GPT 4.0, da es das beste Kosten-Leistungs-Verhältnis bietet.
  2. Prompt einfügen: Der Prompt aus Google Sheets und der E-Mail-Text werden an ChatGPT übermittelt.
  3. Antwort generieren: Die KI erstellt eine passende Antwort, die dann in das E-Mail-Postfach zurückgeschickt wird.

Schritt 7: Die E-Mail konfigurieren und senden

Zum Schluss muss die E-Mail noch richtig konfiguriert und gesendet werden:

  1. Entwürfe-Ordner: Die generierte E-Mail landet zunächst im Entwürfe-Ordner.
  2. Anpassung des Inhalts: Stelle sicher, dass die Anrede korrekt eingefügt wird und die Formate stimmen.
  3. Überprüfung: Starte das Szenario und überprüfe die E-Mail, bevor du sie absendest.

Beispiele für die KI EMail Automatisierung

KI email automatisierung mit Chatgpt

Geschäftsanfragen

Wenn jemand nach einer Beratung fragt, könnte die Antwort lauten:

„Vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne erstelle ich ein Angebot für eine Beratung zur Automatisierung. Informieren Sie auch über die BAFA-Förderung für Automatisierung. Bitte buchen Sie direkt einen Termin unter jenslindner.me, um Details zu besprechen.“

Private E-Mails

Eine private Einladung könnte etwa so beantwortet werden:

„Bitte senden Sie keine privaten Nachrichten mehr an diese Adresse. Verwenden Sie dafür ausschließlich die bekannte private E-Mail. Zu Ihrer Frage: Ja, ich komme zu Ihrem Geburtstag und bringe Bier mit.“

Fazit: Kontrolle über dein E-Mail-Postfach

Mit dieser Methode hast du dein E-Mail-Postfach besser im Griff. ChatGPT ist nicht auf fünf Kategorien beschränkt – du kannst 10, 20 oder sogar 30 Kategorien definieren und für jede Kategorie einen eigenen Prompt schreiben. So erhält jede E-Mail eine angemessene Antwort in kürzester Zeit.

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